Battle of the Office: имейл срещу чат

За последните 20+ години електронната поща е основното средство за вътрешна комуникация на бизнеса с няколко сериозни кандидата, които да я оспорят.

Но ... нова порода инструменти за комуникация, приложението за бизнес чат, заплашва господството на имейла.

Блогърите и пресата пишат некролози на зашития имейл повече от десетилетие, но изглежда, че съобщенията за смъртта на имейла са силно преувеличени. И какво, ако не друго, прави тези нови съперници като Slack и Facebook Workplace сериозна заплаха за имейла?

Краят на имейла окончателно ли свършва?

Естествено, единственият начин да разберете истински е сравняването на имейл главата до главата с платформите за бизнес чат. И какъв по-добър начин да ги сравним, отколкото като ги оставим да ги хвърлят в стил Street Fighter.

Така че без допълнително обожание - нека битката да започне.

Избор на играч

Категорията на бизнес чата е доста претъпкана, с множество различни приложения, които предлагат разнообразни набори от функции. За да компенсира тези различия, това съвпадение ще изпраща имейл срещу чат приложения като цяла категория, а не само за един продукт.

Първо, нека да прегледаме статистиката на тези две тежки тежести преди мача.

Имейлът очевидно е по-мощният от двете, с приблизително 2,7 милиарда потребители по целия свят.

Дори само за вътрешни комуникации, имейлите все още са най-важният инструмент за бизнеса. Проучване на ReportLinker установи, че половината от американските работници използват електронна поща като основен инструмент вътрешно. Само 8% използвани приложения за бизнес чат.

Това може да изглежда като неравномерно съвпадение, но чат приложенията имат младост на своя страна. Най-големият играч, Slack, стартира през 2013 г., докато имейлът е в разпознаваема форма от средата на 70-те години.

Това, което приложенията за чат липсват в зрялост, те компенсират с пъргавината, като се възползват от съвременните технологии. За разлика от тях, последният път, когато имаше промяна в стандарта за имейл протокол беше през 2012 г.

Кръг 1: Скорост срещу стратегия

Ако някога сте играли Street Fighter, ще знаете, че има две училища за играчи. Има такива, които се фокусират върху натискането на десния бутон в точното време, за да извадите страхотни комбинации.

Тогава има и такива, които омесват бутоните, надявайки се, че скоростта ще им спечели играта.

По някакъв начин малко прилича на това как чатът и имейлът се различават.

Приложенията за чат са незабавни и съобщения в движение. От вас се очаква да отговорите на съобщения веднага след като ги получите. Това означава, че дискусиите се случват с по-бързи темпове и вие стигате до решения по-бързо.

И в днешната бърза бизнес среда, бързината и бързината за вземане на решения може да бъде разликата между победата и загубата.

От друга страна, потребителите на електронна поща имат много по-прощаващ прозорец, за да отговорят вътре. Никой не очаква да останете залепени за вашите имейл акаунти, за да получавате имейли или да отговаряте на имейли. Ако отговорите късно на имейл, обикновено се приема, че не сте на бюрото си или просто не сте на разположение.

Това може да означава, че обсъждането ще отнеме малко повече време, но ви дава възможност да завършите задача, преди да преминете към новото съобщение. Вече можете да отделите цялото си внимание на новото съобщение и да дадете обмислен отговор.

Нека да разгледаме първата кръгла карта с резултати:

След първия кръг изглежда, че приложенията за чат имат почти преимущество, но разсейващата им природа означава, че преднината над имейла е много тънка. Напред към кръг 2…

Кръг 2: Никога не губете следа

Ако някога сте използвали имейл за вътрешна комуникация, вероятно сте забравили да отговорите на колега поне веднъж. Може би сте се почувствали виновни за това, но аз съм тук, за да ви кажа, че не е ваша вина.

Не! Всъщност имейлът на колегата ви никога не е имал шанс. В рамките на момента, в който удари вашата пощенска кутия, той бе погребан от печове за продажби, заявки на клиенти и спам.

Клиентите с имейл са създали сложни функции за филтриране, така че ако имате свободни няколко седмици, можете да оптимизирате входящата си поща и никога да не пропуснете имейла на друг колега. Докато не трябва да актуализирате филтъра, т.е.

Ако това не звучи забавно (не ми се струва), може би приложението за чат е за вас. Тъй като го използвате само за вътрешна комуникация, няма нужда да се притеснявате, че Анджела от съобщението на счетоводството ще бъде погребана под бюлетини.

Но чат приложенията все още не са спечелили този кръг. Те имат ахилесова пета; те могат да предизвикат объркване, защото насърчават по-неформалната и по-малко структурирана форма на комуникация. Груповите чатове комбинират всички дискусии на група само в няколко нишки. Тези нишки се движат бързо, често превключвайки между различни разговори.

Проследяването на казаното е трудна работа!

Сътрудничеството със съотборниците ви не трябва да бъде предизвикателство. Не е нужно да балансирате седем текущи разговора от страх да не пропуснете.

Какъв е резултатът след втория кръг?

Важно е да можем да следим казаното, поне в това отношение, имейла е разбрал. Искате ли да продължите съществуваща дискусия? Просто натиснете отговор. В противен случай щракнете върху Напиши.

Кръг 3: Прост или мощен?

Всеки герой на Street Fighter има компромиси и вземането на това решение на кой герой да играе, има последствия, които могат да повлияят на това как играете и дали печелите.

Мисля, че е време за друга аналогия.

Имейлът е като персонаж на Street Fighter с мощни комбо движения, но само ако успеете да запомните сложната последователност от бутони. Приложенията за чат са като героя само с един ритник: лесен за запомняне, но не толкова ефективен.

Те може да не изглеждат много, но простата способност за добавяне или премахване на хора в имейл верига по средата е изключително полезна. Това е нещо, което не можете да направите и в повечето чат приложения.

Това е функция, която наистина отразява как работим по задачи, тъй като хората се канят да помагат, когато се налага. Но както и при много от полезните функции в имейла, те далеч не са лесни за използване.

Приложенията за чат изцяло премахват тази сложност, като просто премахват възможността. Разчитането на безкрайните групови нишки означава, че или давате на някого достъп до целия дневник на съобщенията, или започвате нова група само за този разговор.

И така, как се справяме след третия и последен кръг?

Въпреки че имейлът позволява по-голяма сложност, настройката може да бъде по-трудна и е вероятно да не се възползвате максимално от нея. Приложенията за чат, въпреки че са по-прости, може да липсват някои приятни за функционалност, налични в имейла, но са по-лесни за използване. В този смисъл става дума много за това, от което се нуждаете от инструмента.

И победителят е…:

Няма победител. Това е равенство

И не, това също не прави всички победители.

В заключение, и двата приложения за имейл и чат имат положителни и негативни резултати, но нито едното не може да бъде увенчано с идеалния инструмент за комуникация.

Имейлът е може би стар и твърде заседнал в начините си, липсват иновации и актуализации на протоколите.

Приложенията за чат са нови и иновативни, но все още твърде прости за сложността, изисквана от инструментите за бизнес комуникация. Това е особено очевидно в липсата на преглед в груповите нишки, когато разговорите могат да излязат от темата и може да бъде лесно да се загуби следа от казаното.

В същото време, въпреки че имейлът позволява по-сложна функционалност, е малко вероятно да се възползвате максимално от него.

И така, какво означава това, да се върнем към първоначалния си въпрос: „Играта приключи ли за имейл?“… Нашето заключение все още не е, а само поради липса на по-добър претендент, така че тази битка трябва да продължи, тъй като победителят остава да бъде виждал.